Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời:

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:

+ Các văn bản do Chính phủ ban hành:

  • Luật Giao dịch điện tử 2005.
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
  • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
  • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
  • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.

+ Các văn bản do Bộ tài chính ban hành:

  • Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
2. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?

Trả lời:

- Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

- Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.

- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

- Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:

+ Chống từ chối bởi người ký.

+ Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.

- Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

3. Hóa đơn điện tử có liên không?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.

4. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?

Trả lời:

Khi nhận được email thông báo đã xuất hoá đơn, quý khách click vào link để tải hoá đơn điện tử về máy tính.

5. Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?

Trả lời:

Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

Quý khách tải phần mềm foxit reader mới nhất bằng cách click vào đây

6. Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả,…) tôi phải làm gì?

Trả lời:

Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần reply lại email hoá đơn điện tử để thông báo cho phòng kế toán META về các sai sót của hóa đơn và đưa ra hướng xử lý phù hợp:

+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên

+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn

7. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?

Trả lời:

Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .pdf. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn về máy để lưu trữ.

8. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?

Trả lời:

Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:

+ Tiền mặt

+ Chuyển khoản

+ Thẻ tín dụng

+ Các hình thức khác

Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.

9. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời:

Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.

10. Khắc phục chữ ký số có dấu hỏi (?) và ghi chữ ký số không hợp lệ (signature invalid) ?

Trả lời:

- Quý khách tải phần mềm foxit reader mới nhất bằng cách click vào đây Sau khi cài đặt hoàn tất, quý khách sẽ thấy phần chữ ký số hiện dấu tích màu xanh và thông tin signature valid, nếu vẫn là dấu hỏi màu vàng, quý khách tiếp tục click chuột vào chữ ký số, chọn signature properties, tiếp theo chọn add to trusted certificates..