Máy chấm công

Máy chấm công là một trong số các thiết bị văn phòng không thể thiếu tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay để giúp hỗ trợ quản lý thời gian làm việc của người lao động một cách hiệu quả nhất.

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công là thiết bị được sử dụng để ghi nhận thời gian vào, ra khỏi văn phòng, nơi làm việc của cán bộ, công nhân viên (tương đương thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc) để người quản lý, bộ phận nhân sự có căn cứ xác nhận thời gian làm việc và tính lương cho người lao động.

Máy chấm công có những loại nào?

Máy chấm công bao gồm 2 dòng chính với các loại sản phẩm có những đặc trưng cơ bản như sau:

• Máy chấm công cơ học: Là dòng máy chấm công sử dụng các thẻ giấy để lưu trữ dữ liệu chấm công, nên còn được biết đến với tên gọi là máy chấm công thẻ giấy. Khi sử dụng máy chấm công dạng này, người dùng sẽ phải tự tổng kết dữ liệu trên các thẻ giấy.
• Máy chấm công điện tử: Là dòng máy chấm công lưu trữ dữ liệu về mã ID nhân viên, thông tin nhân viên, thời gian chấm công trực tiếp vào bộ nhớ máy; sau đó các dữ liệu này được chuyển về máy tính kết nối với máy chấm công và được tổng hợp, xử lý tự động trên phần mềm chấm công theo yêu cầu của người dùng. Tùy vào cách nhận diện danh tính người chấm công mà máy chấm công điện tử được chia thành các loại sau:
  - Máy chấm công sinh trắc học: Nhận dạng bằng cách quét vân tay (máy chấm công vân tay); quét khuôn mặt (máy chấm công khuôn mặt); quét mống mắt (máy chấm công bằng mắt)
  - Máy chấm công thẻ từ, máy chấm công thẻ cảm ứng: Nhận dạng bằng cách quét mã số thẻ từ, thẻ cảm ứng.

Bên cạnh 2 dòng máy chấm công trên thì hiện nay trên thị trường cũng đã xuất hiện một số ứng dụng chấm công trên điện thoại thông minh, cho phép chấm công bằng cách nhận dạng nhân viên thông qua Wifi ID tại công ty, định vị GPS tại vị trí cho phép, hình ảnh thực tế. Sau khi chấm công, các dữ liệu cũng được tổng hợp và xử lý hoàn toàn tự động tương tự như máy chấm công điện tử.

Ngoài cách gắn cố định trên tường thì một số máy chấm công cũng có tính di động cao, có thể cầm tay và cho phép chấm công tại các vị trí khác nhau như máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công tuần tra bảo vệ hoặc ứng dụng chấm công trên điện thoại.

Máy chấm công có đặc điểm gì? Có nên sử dụng hay không?

Máy chấm công đem lại cách chấm công hiện đại, thay thế hiệu quả cho sổ chấm công truyền thống, giúp rút ngắn, tiết kiệm thời gian chấm công và xử lý dữ liệu chấm công. Đồng thời, sử dụng máy chấm công cũng giúp nâng cao kỷ luật lao động, ý thức làm việc của người lao động, giúp cơ quan, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Mỗi loại máy chấm công lại có những ưu, nhược điểm riêng, cho phép bạn căn cứ vào nhu cầu sử dụng cụ thể để lựa chọn cho công ty, doanh nghiệp của mình một thiết bị phù hợp nhất.

Đặc điểm máy chấm công cơ học

Máy chấm công cơ học có ưu điểm là chấm công nhanh (chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm công), chi phí đầu tư ban đầu thấp, thường đi kèm chuông báo vào ca, tan ca làm việc. Tuy nhiên, nhân viên cũng có thể nhờ người khác chấm công hộ và phải nhớ mang thẻ theo người, giữ thẻ không bị rách, ướt mới chấm công được; đồng thời việc tổng hợp dữ liệu chấm công cần được thực hiện thủ công nên tốn thời gian và có thể có sai sót. Trong quá trình sử dụng, máy sẽ phát sinh chi phí mua thẻ giấy, thay ruy băng mực.

Loại máy chấm công cơ học bằng thẻ giấy này thường được ưu tiên sử dụng tại các địa điểm chia nhiều ca làm việc, có thể phải làm việc với máy móc hoặc lao động chân tay nên không áp dụng được phương pháp chấm công sinh trắc học.

Đặc điểm máy chấm công điện tử và ứng dụng chấm công

Máy chấm công điện tử có điểm mạnh lớn nhất là các dữ liệu liên quan đến chấm công được lưu vào bộ nhớ và được tổng hợp, xử lý hoàn toàn tự động bằng phần mềm trên máy tính nên có thể lưu trữ lâu dài, khi cần có thể trích xuất báo cáo theo yêu cầu dưới dạng file Excel (báo cáo chấm công theo từng bộ phận, theo giờ, ngày, tuần, tháng, theo từng ca làm việc, báo cáo đi muộn...) rất nhanh chóng, chính xác.

• Các loại máy chấm công sinh trắc học có ưu điểm là người lao động không thể nhờ chấm công hộ được, nhưng do phải xử lý hình ảnh vân tay, khuôn mặt, mống mắt nên thời gian cho mỗi lượt chấm công thường lâu hơn so với các loại máy khác. Ngoài ra, nếu nhân viên mặc đồ bảo hộ lao động che mặt, đeo găng tay hay môi trường làm việc có máy móc làm khói bụi, dầu mỡ dính lên vân tay, dấu vân tay bị mờ... cũng sẽ dẫn đển trường hợp không chấm công được.
  Loại máy chấm công sinh trắc học thường phù hợp với môi trường làm việc công sở, văn phòng yêu cầu tính bảo mật cao và không có quá đông nhân viên.
• Các loại máy chấm công bằng thẻ cảm ứng, thẻ từ có ưu điểm là chấm công nhanh (thường chỉ mất khoảng 2 giây cho mỗi lượt chấm công) nhưng vẫn bị hạn chế là người lao động có thể nhờ chấm công hộ. Trong quá trình sử dụng, máy sẽ phát sinh chi phí làm thẻ.
  Loại máy chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng tính đến nay vẫn là thiết bị được sử dụng tương đối phổ biến, đặc biệt là tại những nơi có quy mô nhân viên lớn như tại các công ty, nhà máy, nhà xưởng trong khu công nghiệp, khu chế xuất và môi trường làm việc có cần làm việc với máy móc, dầu mỡ...
• Ứng dụng chấm công trên điện thoại được đánh giá cao về tính tiện lợi nhưng thường phải mất phí hàng tháng tương đối cao và yêu cầu mọi người chấm công cần có các thiết bị di động thông minh (nếu không sẽ cần nhờ quản lý chấm công hộ) nên hiện cũng chưa quá phổ biến.

Ngoài ra, hiện nay các thiết bị chấm công điện tử cũng có thể được tích hợp giữa kiểu chấm công bằng thẻ và chấm công bằng sinh trắc học, có thể được trang bị cả tính năng kiểm soát cửa ra vào và được hỗ trợ khả năng lưu trữ dữ liệu đề phòng trường hợp mất, cúp điện đột ngột, giúp việc chấm công linh động, an toàn, tiện lợi hơn.

Mua máy chấm công loại nào tốt?

Để mua được một thiết bị chấm công tốt, bạn sẽ cần lưu ý tới một số điểm sau:

• Căn cứ vào nhu cầu sử dụng cụ thể để chọn lựa máy có cách chấm công phù hợp với môi trường làm việc của cơ quan, doanh nghiệp mình nhất. Đặc biệt, với các dòng máy chấm công điện tử thì bạn còn cần chú ý dung lượng bộ nhớ máy phải đáp ứng được quy mô nhân viên công ty, nhất là loại máy chấm công sinh vân tay thường yêu cầu có khả năng lưu trữ số vân tay gấp từ 2 - 3 lần số  lượng người lao động.
• Chọn máy có các tính năng cần thiết, không nên chọn máy có quá nhiều tính năng có thể không sử dụng đến để tránh lãng phí.
• Chọn máy được làm từ các chất liệu bền bỉ, màn hình hiển thị thời gian (hoặc cả các thông số liên quan đến việc chấm công) một cách rõ ràng, trực quan, cách sử dụng máy dễ dàng.
• Chọn máy từ những thương hiệu uy tín như máy chấm công Ronald Jack, máy chấm công Wise Eye, máy chấm công ZKTeco, máy chấm công Gigata, máy chấm công Mita... để đám bảo chất lượng, độ bền, tính chính xác trong quá trình chấm công cho thiết bị.

Sử dụng máy chấm công đúng cách như thế nào?

Trong quá trình sử dụng máy chấm công nhân viên, bạn cũng cần lưu ý thêm một số điểm sau để đảm bảo hiệu quả quản lý giờ giấc, thời gian làm việc của nhân viên và kéo dài tuổi thọ cho thiết bị:

• Lắp đặt, cài đặt, kết nối, sử dụng máy theo đúng các hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Ưu tiên lắp đặt hoặc để máy tại nơi khô thoáng, tránh ánh nắng, mưa, khói bụi... Trong trường hợp phải lắp đặt hay sử dụng máy ngoài trời thì nên sử dụng thêm các phụ kiện máy chấm công như hộp bảo vệ, bao bảo vệ thiết bị.
• Thường xuyên vệ sinh, lau chùi để máy không bị bám bụi, tránh ảnh hưởng đến các nút bấm, cảm biến, đầu đọc... của máy.

Giá máy chấm công bao nhiêu?

Giá các giải pháp chấm công trên thị trường hiện nay khá đa dạng, tùy thuộc vào công nghệ sử dụng, các tính năng kèm theo, hãng sản xuất mà có thể dao động từ vài triệu tới vài chục triệu đồng. Do đó, để chọn được thiết bị phù hợp với ngân sách cơ quan, doanh nghiệp của mình thì bạn cần cân nhắc thật kỹ nhu cầu sử dụng. Sau đây là giá các loại máy chấm công thông dụng để bạn có thể tham khảo:

• Giá máy chấm công thẻ giấy: 2,5 - 6,5 triệu đồng
• Giá máy chấm công thẻ từ, thẻ cảm ứng: 2,5 - 12,5 triệu đồng
• Giá máy chấm công vân tay: 2,5 - 11,3 triệu đồng
• Giá máy chấm công khuôn mặt: 3,3 - 11,3 triệu đồng

Mua máy chấm công ở đâu tốt, giá rẻ?

META.vn với trên 10 năm kinh nghiệm cung cấp các thiết bị văn phòng bán đa dạng các mẫu máy chấm công chính hãng đến từ những thương hiệu hàng đầu như Ronald Jack, Wise Eye, ZKTeco... cam kết đảm bảo chất lượng tốt, có bảo hành với mức giá ưu đãi rẻ hàng đầu trên thị trường hiện nay.

Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng máy chấm công giá rẻ, chất lượng cao, giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên để làm căn cứ tính toán lương, thưởng nhanh chóng, chính xác, hiệu quả nhất, đừng ngần ngại đặt hàng trực tuyến tại website META.vn hoặc gọi đến hotline Hà Nội: 024.35.68.69.69 - TP. HCM: 028.3833.6666 để được tư vấn, hỗ trợ mua hàng và nhận hàng, thanh toán tận nơi trên toàn quốc tận tình, chuyên nghiệp, tiện lợi nhất!