9 Lỗi máy scan thường gặp và cách khắc phục

Việc gặp phải sự cố trong quá trình sử dụng máy scan là điều không thể tránh khỏi. Để giúp người dùng không bị bối rối khi gặp phải sự cố trong lúc đang dùng máy scan, META đã tổng hợp các lỗi thường gặp ở máy scan cũng như những cách để sửa chữa, cùng tham khảo qua bài viết dưới đây nhé!

Lỗi máy scan không kết nối với máy tính

Dấu hiệu

• Máy tính không nhận máy scan qua cổng USB hoặc Wifi.
• Phần mềm scan không tìm thấy thiết bị.
• Máy scan đã bật nguồn nhưng không nhận lệnh quét.

Nguyên nhân

• Cáp USB, cổng kết nối hoặc mạng Wifi gặp sự cố.
• Driver chưa được cài đặt, bị lỗi hoặc không tương thích với hệ điều hành.
• Phần mềm scan chưa nhận đúng thiết bị hoặc gặp lỗi.
• Máy scan và máy tính chưa được thiết lập kết nối đúng cách.

Cách khắc phục

1. Kiểm tra kết nối USB: Đảm bảo máy scan đã bật nguồn, cáp USB được cắm chắc chắn. Thử cổng USB khác hoặc cáp tương thích khác nếu máy tính không nhận thiết bị.
2. Kiểm tra Wifi: Với máy scan hỗ trợ kết nối không dây, kiểm tra trạng thái mạng và bảo đảm máy scan, máy tính được kết nối theo cấu hình mà nhà sản xuất yêu cầu.
3. Kiểm tra driver: Mở Device Manager trên Windows để kiểm tra trạng thái nhận diện máy scan. Nếu thiết bị không xuất hiện hoặc có cảnh báo lỗi, hãy tải driver tương thích từ trang hỗ trợ chính thức của hãng.
4. Kiểm tra phần mềm scan: Mở ứng dụng quét, chọn đúng thiết bị và thử quét lại. Nếu phần mềm không nhận máy scan, hãy kiểm tra phiên bản phần mềm và khả năng tương thích.
5. Khởi động lại thiết bị: Tắt máy scan, khởi động lại máy tính rồi kết nối lại. Nếu vẫn không khắc phục được, hãy tham khảo hướng dẫn xử lý sự cố của nhà sản xuất.

Không sử dụng lệnh msdt.exe /id DeviceDiagnostic như một bước khắc phục mặc định trên Windows hiện nay. Hãy ưu tiên kiểm tra kết nối, driver và phần mềm tương thích với thiết bị.

Lỗi máy scan không scan hết trang

Dấu hiệu

• Bản scan bị mất một phần nội dung ở đầu, cuối hoặc hai bên trang.
• Hình ảnh quét nhỏ hơn tài liệu gốc.
• Một phần chữ hoặc hình ảnh sát mép giấy không xuất hiện trong file.

Nguyên nhân

• Chọn sai khổ giấy, chẳng hạn chọn Letter thay vì A4.
• Vùng quét được thiết lập nhỏ hơn kích thước tài liệu.
• Chế độ tự động nhận diện khổ giấy hoặc tự động cắt ảnh làm mất nội dung ở mép.
• Tài liệu đặt sai vị trí trên mặt kính hoặc được nạp lệch qua ADF.
• Thanh dẫn giấy trên ADF chưa được điều chỉnh đúng.

Cách khắc phục

Đối với máy scan mặt kính:

1. Đặt tài liệu đúng chiều, căn theo dấu định vị trên mặt kính.
2. Mở phần mềm scan, chọn đúng khổ giấy và kiểm tra vùng quét.
3. Nếu bản scan vẫn bị cắt mép, thử tắt chế độ tự động cắt ảnh hoặc tự động nhận diện kích thước, sau đó quét lại.

Đối với máy scan có khay nạp tài liệu tự động ADF:

1. Xếp giấy ngay ngắn và điều chỉnh thanh dẫn sát hai mép giấy.
2. Kiểm tra khổ giấy được chọn trong phần mềm, thử chọn thủ công thay vì tự động nhận diện nếu cần.
3. Kiểm tra vùng quét và các tùy chọn cắt viền để bảo đảm toàn bộ nội dung nằm trong khung quét.

Sau khi điều chỉnh, bạn hãy quét thử một trang và kiểm tra đủ bốn mép trước khi quét cả tập tài liệu.

Lỗi máy scan không lưu được file

Dấu hiệu

• Quét xong nhưng không tìm thấy file trong máy tính.
• Phần mềm báo lỗi khi lưu tài liệu.
• File không được tạo hoặc không lưu được vào thư mục đã chọn.

Nguyên nhân

• Thư mục lưu không tồn tại, đường dẫn bị thay đổi hoặc ổ đĩa đích không khả dụng.
• Dung lượng ổ đĩa không còn đủ để lưu file.
• Tài khoản không có quyền ghi dữ liệu vào thư mục.
• Định dạng file hoặc thiết lập lưu không được phần mềm hỗ trợ.
• Phần mềm scan gặp lỗi hoặc kết nối với thư mục mạng bị gián đoạn.

Cách khắc phục

1. Kiểm tra thư mục lưu: Mở cài đặt phần mềm scan, xác định đường dẫn lưu và thử chọn một thư mục cục bộ đang tồn tại.
2. Kiểm tra dung lượng ổ đĩa: Mở File Explorer trên Windows để xem dung lượng còn trống. Nếu ổ đĩa gần đầy, hãy giải phóng dung lượng hoặc chọn vị trí lưu khác.
3. Kiểm tra quyền ghi file: Thử lưu vào thư mục mà tài khoản đang sử dụng có quyền truy cập. Nếu lưu vào thư mục mạng, kiểm tra quyền chia sẻ và khả năng truy cập.
4. Kiểm tra định dạng file: Thử chọn PDF hoặc JPEG nếu phần mềm hỗ trợ. Kiểm tra thêm thiết lập lưu nhiều trang, tên file và thư mục đích.
5. Thử bằng phần mềm scan khác tương thích: Nếu vẫn không lưu được, hãy thử ứng dụng quét chính thức của nhà sản xuất. Chỉ kiểm tra hoặc cài lại driver khi có dấu hiệu driver bị lỗi hoặc thiết bị không được nhận diện.

Không nên cài lại driver ngay khi gặp lỗi lưu file, bởi nguyên nhân có thể chỉ nằm ở đường dẫn, dung lượng hoặc quyền truy cập.

Lỗi máy scan bị sọc hoặc mờ

Dấu hiệu

• Bản scan xuất hiện sọc đen, sọc màu hoặc các vệt kéo dài.
• Chữ bị nhòe, hình ảnh thiếu nét hoặc mất chi tiết.
• Sọc hoặc vệt mờ chỉ xuất hiện khi quét qua ADF hoặc chỉ xuất hiện ở một vùng.

Nguyên nhân

• Mặt kính scan hoặc dải kính ADF bám bụi, dấu vân tay hay vết bẩn.
• Tài liệu bị cong, nhăn hoặc đặt chưa phẳng.
• Độ phân giải DPI, chế độ màu hoặc thiết lập quét chưa phù hợp.
• Kính bị xước hoặc bộ phận quét gặp sự cố.

Cách khắc phục

1. Kiểm tra kính scan: Tắt máy và thực hiện vệ sinh theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Dùng khăn mềm, không xơ và dung dịch phù hợp, không phun chất lỏng trực tiếp lên kính.
2. Kiểm tra dải kính ADF: Nếu máy có khay nạp tài liệu tự động, hãy kiểm tra và vệ sinh dải kính hẹp theo hướng dẫn. Quét thử cùng một tài liệu bằng mặt kính và ADF để xác định vị trí phát sinh lỗi.
3. Điều chỉnh DPI: Với văn bản thông thường, có thể thử độ phân giải 300 DPI. Nếu cần quét ảnh hoặc tài liệu nhiều chi tiết, hãy chọn mức phù hợp với nhu cầu.
4. Kiểm tra chế độ quét: Chọn chế độ màu, thang xám hoặc đen trắng phù hợp với tài liệu. Thử điều chỉnh độ sáng, độ tương phản nếu phần mềm có hỗ trợ.
5. Quét thử lại: Nếu sọc hoặc mờ vẫn xuất hiện sau khi vệ sinh và điều chỉnh thiết lập, hãy kiểm tra tài liệu hướng dẫn hoặc liên hệ kỹ thuật viên.

Không mặc định phải thay đèn scan khi bản quét bị sọc hoặc mờ. Chỉ sửa chữa, thay thế linh kiện sau khi đã xác định nguyên nhân.

Lỗi máy scan bị kẹt giấy

Lưu ý: Lỗi kẹt giấy trong quá trình nạp tài liệu áp dụng chủ yếu với máy scan có khay ADF. Máy scan mặt kính thông thường không có cơ cấu tự cuốn giấy như ADF.

Dấu hiệu

• Giấy bị dừng giữa quá trình quét.
• Máy báo kẹt giấy hoặc ngừng hoạt động khi đang nạp tài liệu.
• Giấy bị nhăn, kéo lệch hoặc nhiều tờ bị cuốn cùng lúc.

Nguyên nhân

• Giấy cong, nhăn, ẩm, dính vào nhau hoặc không phù hợp với yêu cầu của máy.
• Tài liệu còn ghim, kẹp giấy hoặc vật lạ.
• Xếp quá nhiều giấy vào khay ADF.
• Thanh dẫn giấy chưa được căn chỉnh đúng.
• Con lăn kéo giấy hoặc bộ phận tách giấy bám bẩn, bị mòn.

Cách khắc phục

1. Dừng quét và lấy giấy kẹt: Thực hiện theo hướng dẫn của model, mở nắp hoặc chốt tiếp cận đường dẫn giấy. Kéo giấy từ từ theo chiều được chỉ dẫn, tránh giật mạnh hoặc làm rách giấy. Tắt nguồn trước khi thao tác nếu nhà sản xuất yêu cầu.
2. Kiểm tra đường dẫn giấy: Quan sát xem còn mảnh giấy hoặc dị vật mắc bên trong hay không. Không dùng vật sắc nhọn để lấy giấy.
3. Kiểm tra chất lượng giấy: Loại bỏ ghim, kẹp và vật gắn trên tài liệu. Sử dụng giấy phẳng, khô, không nhàu nát và nằm trong giới hạn kích thước, định lượng mà máy hỗ trợ.
4. Căn chỉnh khay ADF: Xếp giấy ngay ngắn, không vượt quá giới hạn số tờ và điều chỉnh thanh dẫn sát mép giấy.
5. Vệ sinh con lăn: Làm sạch con lăn kéo giấy và bộ phận tách giấy theo hướng dẫn của hãng. Chỉ sử dụng vật liệu vệ sinh phù hợp và chờ các bộ phận khô hoàn toàn trước khi dùng lại nếu quy trình vệ sinh có sử dụng độ ẩm.

Nếu máy vẫn thường xuyên kẹt giấy sau khi đã vệ sinh và sử dụng giấy phù hợp, hãy liên hệ kỹ thuật viên để kiểm tra con lăn và cơ cấu nạp giấy.

Lỗi máy scan bị lệch

Dấu hiệu

• Nội dung trên bản scan bị nghiêng so với tài liệu gốc.
• Hình ảnh lệch sang một bên hoặc bị cắt mép.
• Các trang được quét qua ADF có góc nghiêng không đồng đều.

Nguyên nhân

• Tài liệu đặt chưa thẳng trên mặt kính hoặc trong khay ADF.
• Thanh dẫn giấy chưa khớp với khổ giấy.
• Con lăn bám bẩn, bị mòn hoặc kéo giấy không đều.
• Vùng quét được chọn chưa đúng.
• Chế độ tự động chỉnh nghiêng hoặc tự động cắt viền xử lý chưa phù hợp.

Cách khắc phục

1. Với máy scan mặt kính: Đặt tài liệu theo dấu định vị, căn thẳng các cạnh và kiểm tra vùng quét trong phần mềm.
2. Với máy scan ADF: Xếp giấy ngay ngắn, điều chỉnh thanh dẫn sát hai mép nhưng không ép chặt giấy.
3. Kiểm tra con lăn: Nếu giấy thường xuyên bị kéo lệch về một phía, hãy kiểm tra và vệ sinh con lăn theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
4. Điều chỉnh phần mềm: Kiểm tra vùng quét, thử bật hoặc tắt chế độ tự động chỉnh nghiêng (deskew) và tự động cắt viền để so sánh kết quả.

Nếu giấy vẫn bị kéo lệch hoặc thường xuyên nạp sai, nên kiểm tra cơ cấu kéo giấy thay vì chỉ chỉnh ảnh bằng phần mềm.

Lỗi máy scan phát ra tiếng ồn

Dấu hiệu

• Máy phát ra tiếng động nhẹ khi bắt đầu hoặc kết thúc quét.
• Xuất hiện tiếng lạch cạch, nghiến hoặc va đập bất thường.
• Tiếng ồn đi kèm tình trạng kẹt giấy, kéo giấy lệch hoặc máy dừng giữa chừng.

Nguyên nhân

• Tiếng động từ động cơ, cụm quét hoặc con lăn trong quá trình vận hành.
• Giấy kẹt hoặc có dị vật trong đường dẫn giấy.
• Tài liệu nạp lệch khiến cơ cấu kéo giấy hoạt động không đều.
• Bánh răng, con lăn hoặc bộ phận cơ khí gặp sự cố.

Cách khắc phục

1. Phân biệt tiếng ồn bình thường: Tiếng động nhẹ khi cụm quét di chuyển hoặc ADF kéo giấy có thể là âm thanh vận hành thông thường. Đối chiếu với hướng dẫn của nhà sản xuất nếu chưa chắc chắn.
2. Kiểm tra giấy kẹt và dị vật: Nếu tiếng ồn bất thường, dừng quét, tắt nguồn theo hướng dẫn rồi kiểm tra các vị trí người dùng được phép tiếp cận.
3. Kiểm tra ADF: Nếu tiếng kêu xuất hiện khi nạp giấy, hãy căn chỉnh tài liệu, kiểm tra con lăn và vệ sinh theo hướng dẫn của hãng.
4. Liên hệ kỹ thuật viên: Nếu có tiếng nghiến, va đập hoặc tiếng kêu lớn liên tục dù không có giấy kẹt hay dị vật, hãy ngừng sử dụng và yêu cầu kiểm tra.

Không tự tháo động cơ hoặc bánh răng nếu không có chuyên môn.

Lỗi máy scan bị nóng

Dấu hiệu

• Vỏ máy ấm lên trong quá trình sử dụng.
• Máy nóng hơn bình thường sau thời gian quét liên tục.
• Thiết bị tự ngắt, hoạt động không ổn định hoặc có mùi khét.

Nguyên nhân

• Máy hoạt động liên tục trong thời gian dài.
• Khe thông gió bị che khuất hoặc vị trí đặt máy không phù hợp.
• Nguồn điện, dây nguồn hoặc bộ đổi nguồn không đáp ứng yêu cầu.
• Linh kiện bên trong gặp sự cố.

Cách khắc phục

1. Đánh giá mức độ nóng: Vỏ máy ấm nhẹ khi hoạt động có thể là hiện tượng bình thường. Nếu máy nóng bất thường, tự ngắt hoặc có mùi khét, hãy dừng sử dụng ngay.
2. Kiểm tra thông gió: Đặt máy trên bề mặt phẳng, khô ráo, không che khe thông gió và giữ khoảng trống xung quanh theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
3. Kiểm tra thời gian sử dụng: Nếu quét số lượng tài liệu lớn liên tục, hãy cho máy nghỉ theo khuyến nghị dành cho model cụ thể.
4. Kiểm tra nguồn điện: Sử dụng nguồn điện và bộ đổi nguồn đúng yêu cầu. Không tiếp tục sử dụng dây nguồn có dấu hiệu hư hỏng.
5. Liên hệ kỹ thuật viên: Nếu máy vẫn nóng bất thường sau khi đã kiểm tra các yếu tố trên, hãy ngừng sử dụng và yêu cầu kiểm tra phần cứng.

Lỗi máy scan quét chậm

Dấu hiệu

• Máy mất nhiều thời gian để quét một trang.
• Quét tài liệu nhiều trang hoặc ảnh màu chậm hơn bình thường.
• Quá trình xử lý OCR, tạo PDF hoặc lưu file kéo dài.
• Máy quét chậm khi kết nối qua USB hoặc Wi-Fi.

Nguyên nhân

• Độ phân giải DPI được đặt cao hơn nhu cầu.
• Chế độ quét màu tạo dữ liệu lớn hơn chế độ thang xám hoặc đen trắng.
• Phần mềm đang xử lý OCR, tự động xoay, chỉnh nghiêng hoặc các tính năng nâng cao.
• Cáp USB, cổng kết nối hoặc mạng Wi-Fi không ổn định.
• Máy tính thiếu tài nguyên xử lý hoặc phần mềm scan gặp sự cố.

Cách khắc phục

1. Điều chỉnh DPI: Chọn độ phân giải phù hợp với mục đích sử dụng. Với văn bản thông thường, có thể thử 300 DPI trước; chỉ tăng khi cần thêm chi tiết.
2. Chọn chế độ màu phù hợp: Với văn bản đen trắng, thử chế độ đen trắng hoặc thang xám nếu đáp ứng nhu cầu. Với ảnh màu, giữ chế độ màu để bảo toàn thông tin hình ảnh.
3. Kiểm tra OCR và xử lý ảnh: Nếu không cần tìm kiếm nội dung trong PDF, hãy thử tắt OCR. Có thể tắt tạm các tính năng tự động xoay hoặc chỉnh nghiêng để so sánh tốc độ.
4. Kiểm tra kết nối: Với USB, thử cổng hoặc cáp tương thích khác nếu nghi ngờ kết nối bị lỗi. Với Wi-Fi, kiểm tra chất lượng mạng và trạng thái kết nối.
5. Kiểm tra phần mềm và máy tính: Đóng các ứng dụng không cần thiết, cập nhật phần mềm scan tương thích và thử quét bằng ứng dụng chính thức của hãng.

Không bắt buộc sử dụng USB 2.0 cho mọi máy scan. Hãy dùng chuẩn kết nối mà thiết bị hỗ trợ và kiểm tra giới hạn tốc độ trong tài liệu hướng dẫn của model.

Trên đây là các lỗi thường gặp ở máy scan mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi!