Scan là gì? Scan khác gì photocopy?

Scan giấy tờ là thao tác quen thuộc khi làm hồ sơ xin việc, nộp thủ tục hành chính hoặc lưu trữ tài liệu phục vụ công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ scan là gì, file scan là gì và scan khác photocopy như thế nào. Hãy cùng META tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Scan là gì? Scan tài liệu là gì?

Scan (quét tài liệu) là quá trình sử dụng thiết bị chuyên dụng (máy scan) hoặc điện thoại để ghi nhận hình ảnh, chữ viết trên giấy tờ, hình ảnh, danh thiếp và chuyển thành dữ liệu số để lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị điện tử.

Ví dụ, nếu muốn lưu giữ những bức ảnh kỷ niệm, bạn có thể sử dụng máy scan để chuyển ảnh giấy thành dữ liệu số, thuận tiện cho việc xem lại và chia sẻ. Tương tự, scan cũng giúp bạn lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, bằng cấp và các giấy tờ quan trọng dưới dạng điện tử, hạn chế nguy cơ thất lạc hoặc hư hỏng bản giấy.

Scan giấy tờ là gì? Đây là thao tác quét các loại giấy tờ bản cứng để tạo thành bản điện tử. Chẳng hạn, khi ứng tuyển việc làm qua email, bạn có thể scan bằng cấp, chứng chỉ và các giấy tờ liên quan, sau đó gửi cho nhà tuyển dụng dưới dạng file PDF.

Scan tài liệu để làm gì?

Scan được sử dụng trong nhiều tình huống, từ xử lý hồ sơ cá nhân đến quản lý tài liệu tại doanh nghiệp. So với việc giữ toàn bộ giấy tờ dưới dạng bản cứng, tài liệu số mang lại sự thuận tiện trong lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ.

Lưu trữ giấy tờ dưới dạng điện tử

Một trong những công dụng phổ biến của scan là tạo bản lưu kỹ thuật số cho các tài liệu quan trọng như hợp đồng, hóa đơn, giấy khai sinh, bằng cấp và chứng từ kế toán.

Thay vì phải tìm kiếm trong nhiều tập hồ sơ giấy, bạn có thể sắp xếp các tệp scan theo tên tài liệu, ngày tháng hoặc từng nhóm công việc. Cách làm này giúp việc tra cứu thuận tiện hơn, đồng thời hạn chế nguy cơ thất lạc bản giấy trong quá trình sử dụng.

Gửi hồ sơ trực tuyến nhanh chóng

Khi đăng ký dịch vụ, ứng tuyển việc làm hoặc thực hiện thủ tục trực tuyến, người dùng thường được yêu cầu tải lên bản điện tử của giấy tờ.

Lúc này, scan giúp chuyển tài liệu giấy thành tệp có thể đính kèm email hoặc tải trực tiếp lên website. Bạn cũng có thể gộp nhiều trang tài liệu vào một file PDF để người nhận theo dõi nội dung liền mạch hơn, miễn là hệ thống tiếp nhận cho phép định dạng và dung lượng tương ứng.

Chia sẻ tài liệu thuận tiện

File scan có thể được gửi qua email, ứng dụng nhắn tin hoặc nền tảng lưu trữ trực tuyến. Nhờ đó, nhiều người có thể tiếp cận cùng một tài liệu mà không cần trực tiếp cầm bản giấy.

Tính năng này đặc biệt hữu ích trong môi trường văn phòng, khi nhân viên cần gửi chứng từ cho bộ phận kế toán, chuyển hợp đồng cho đối tác hoặc cung cấp tài liệu để phục vụ công việc từ xa.

Hỗ trợ quản lý hồ sơ và công việc văn phòng

Tại doanh nghiệp, scan thường được sử dụng để số hóa hợp đồng, hồ sơ nhân sự, tài liệu dự án và chứng từ giao dịch. Khi kết hợp với hệ thống quản lý tài liệu, doanh nghiệp có thể phân loại, phân quyền truy cập và tra cứu dữ liệu thuận tiện hơn.

Có những cách scan nào?

Tùy số lượng tài liệu, chất lượng hình ảnh mong muốn và thiết bị sẵn có, bạn có thể lựa chọn một trong ba cách scan phổ biến dưới đây.

Scan bằng máy scan chuyên dụng

Máy scan được thiết kế để quét tài liệu giấy thành dữ liệu số. Thiết bị này phù hợp khi cần xử lý nhiều giấy tờ, số hóa hồ sơ thường xuyên hoặc yêu cầu hình ảnh rõ nét, đồng đều.

Một số dòng máy hỗ trợ khay nạp giấy tự động (ADF), cho phép quét liên tiếp nhiều trang mà không phải đặt từng tờ lên mặt kính. Trong khi đó, máy scan mặt kính phù hợp với giấy tờ cần thao tác cẩn thận, ảnh hoặc tài liệu không thể đưa qua bộ nạp giấy.

Scan bằng máy in đa năng

Nếu văn phòng đã có máy in đa năng tích hợp chức năng scan, bạn có thể tận dụng thiết bị này để xử lý tài liệu mà không cần mua thêm máy chuyên dụng.

Ưu điểm của máy in đa năng là kết hợp nhiều chức năng trong một thiết bị, thường bao gồm in, scan và photocopy. Tùy model, tài liệu sau khi quét có thể được lưu vào máy tính, gửi qua mạng nội bộ hoặc chuyển đến email.

Scan bằng điện thoại

Không có máy scan hoặc máy in đa năng, bạn vẫn có thể số hóa giấy tờ bằng camera điện thoại kết hợp với ứng dụng scan tài liệu.

Với điện thoại, bạn chỉ cần đặt giấy tờ trên mặt phẳng đủ sáng, giữ điện thoại ổn định, chụp tài liệu và điều chỉnh khung quét theo các cạnh của trang giấy. Một số ứng dụng có thể tự động nhận diện viền giấy, căn chỉnh phối cảnh, tăng độ tương phản và xuất tệp PDF. Phương pháp này phù hợp khi cần scan một vài trang tài liệu để gửi gấp.

Như vậy, mỗi cách scan sẽ phù hợp với một nhu cầu khác nhau:

• Máy scan chuyên dụng phù hợp với nhu cầu số hóa thường xuyên.
• Máy in đa năng thuận tiện cho công việc văn phòng.
• Điện thoại là lựa chọn linh hoạt khi cần xử lý nhanh một số giấy tờ.

File scan là gì? Nên lưu PDF, JPG hay PNG?

File scan là tệp kỹ thuật số được tạo ra sau quá trình quét tài liệu giấy hoặc hình ảnh. Tùy vào thiết bị và nhu cầu sử dụng, tệp có thể chứa một hoặc nhiều trang, được lưu dưới các định dạng phổ biến như PDF, JPG, PNG hoặc TIFF.

Mỗi định dạng có đặc điểm riêng, phù hợp với từng mục đích lưu trữ và chia sẻ. Vậy nên chọn PDF, JPG hay PNG khi scan giấy tờ? Hãy cùng tìm hiểu ưu điểm của từng định dạng dưới đây.

File PDF

Đây là định dạng thường được sử dụng để lưu trữ và gửi tài liệu văn phòng. Định dạng này có thể chứa nhiều trang trong cùng một tệp, giúp người nhận xem nội dung theo đúng trình tự.

Bạn nên chọn PDF khi scan hợp đồng, hồ sơ xin việc, tài liệu học tập hoặc chứng từ có nhiều trang. Ngoài ra, PDF còn hỗ trợ nhiều tính năng phục vụ bảo mật và xử lý tài liệu, tùy phần mềm được sử dụng.

Tuy nhiên, không phải mọi file PDF đều có thể tìm kiếm hoặc sao chép nội dung chữ. Nếu cần thao tác với văn bản, bạn nên kiểm tra xem tệp đã có lớp văn bản nhận dạng bằng OCR hay chưa.

File JPG

JPG (JPEG) là định dạng hình ảnh phổ biến, có khả năng nén dữ liệu để giảm dung lượng tệp. Đây là lựa chọn phù hợp khi bạn cần scan một trang giấy, ảnh chụp hoặc tài liệu để gửi nhanh qua mạng.

Ưu điểm của JPG là dễ xem trên nhiều thiết bị và thuận tiện khi chia sẻ. Tuy nhiên, định dạng này sử dụng phương pháp nén mất dữ liệu, nên chất lượng có thể suy giảm khi nén mạnh hoặc lưu đi lưu lại nhiều lần. Với văn bản có chữ nhỏ, bạn nên kiểm tra độ rõ trước khi gửi.

File PNG

PNG là định dạng hình ảnh sử dụng phương pháp nén không mất dữ liệu. Định dạng này có thể giữ các đường nét và chi tiết rõ ràng, phù hợp với tài liệu có chữ, biểu đồ hoặc hình ảnh cần bảo toàn chất lượng.

So với JPG, file PNG thường có dung lượng lớn hơn trong một số trường hợp, đặc biệt khi lưu hình ảnh có nhiều chi tiết hoặc kích thước lớn. Vì vậy, nếu cần chia sẻ nhiều trang tài liệu, bạn nên cân nhắc dung lượng tệp và yêu cầu của nơi tiếp nhận.

Vậy, nên chọn định dạng nào khi scan giấy tờ? Bạn có thể tham khảo bảng sau để lựa chọn nhanh:

Scan và photocopy khác nhau như thế nào?

Scan và photocopy đều có thể tạo ra bản sao của tài liệu, nhưng khác nhau về đầu ra và mục đích sử dụng. Scan chuyển tài liệu giấy thành tệp điện tử, còn photocopy tạo bản sao trên giấy từ tài liệu gốc.

Chẳng hạn, nếu cần gửi hợp đồng cho đối tác qua email, bạn có thể scan để tạo file PDF. Ngược lại, nếu cần phát cho nhiều người các bản giấy của cùng một tài liệu, photocopy sẽ phù hợp hơn.

Bảng so sánh scan và photocopy

Khi nào nên scan, khi nào nên photocopy?

Nên scan khi:

• Bạn cần gửi hồ sơ qua email hoặc tải tài liệu lên hệ thống trực tuyến.
• Muốn lưu hợp đồng, hóa đơn và chứng từ dưới dạng điện tử.
• Cần chia sẻ tài liệu nhanh mà không phải chuyển bản giấy.
• Muốn xây dựng kho hồ sơ số để thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý.

Nên photocopy khi:

• Cần thêm bản giấy để sử dụng trong công việc.
• Muốn phát tài liệu cho nhiều người cùng tham khảo.
• Hồ sơ cần được nộp dưới dạng bản giấy theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận.
• Cần sao chép tài liệu để sử dụng trực tiếp mà không phụ thuộc vào thiết bị điện tử.

Một số máy in đa năng có thể thực hiện cả scan lẫn photocopy. Nhờ đó, người dùng có thể linh hoạt chuyển tài liệu thành file điện tử hoặc tạo thêm bản giấy tùy nhu cầu.

Như vậy, META.vn đã chia sẻ tới bạn những thông tin hữu ích về scan là gì, công dụng của scan giấy tờ, các định dạng file scan phổ biến và sự khác biệt giữa scan với photocopy. Hy vọng qua bài viết, bạn có thể lựa chọn phương pháp scan phù hợp với nhu cầu lưu trữ, chia sẻ và xử lý tài liệu của mình.

Đừng quên truy cập chuyên mục Tư vấn Thiết bị văn phòng của META.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về thiết bị văn phòng và các mẹo công nghệ nhé!